Determinați ce să delegați

Puneți la zero sarcini care vă ajută cariera. În primul rând, luați 15 minute pentru a scrie o listă exhaustivă de sarcini. Acest lucru vă permite să vă curățați mintea și să vă concentrați asupra acțiunii, spune Tiffany Dufu, autorul cărții Aruncă mingea: realizează mai mult făcând mai puțin . Evaluați fiecare sarcină în raport cu imaginea de ansamblu: Care va conduce cu adevărat succesul unui proiect sau vă va ajuta să obțineți o promovare? Schimbați-vă perspectiva de la „Ce trebuie să se întâmple astăzi?” La „Ce încerc să realizez?”, Sfătuiește Dufu.

Programează-ți timpul. Există doar 24 de ore pe zi - și trebuie să dormiți. Văzând lista completă de sarcini te va face să te gândești: Când voi face de fapt toate astea? spune Mary Jane Nirdlinger, asistent manager de oraș din Chapel Hill, Carolina de Nord. Răspundeți la această întrebare folosindu-vă calendarul pentru a vă planifica și programa sarcinile - luând în considerare la timp pregătirea creierului, mâncarea și verificarea e-mailului - așa cum ați face într-o întâlnire, spune ea. Blocați și acele blocuri de timp. Tindem să subestimăm cât durează lucrurile, spune Dufu. Vă veți da seama repede că vă puteți încadra atât de mult. Și dacă ceva este încă o prioritate, va trebui să găsiți pe altcineva care să o facă, spune Nirdlinger.

Prioritizează sarcinile pe care numai tu le poți face. Acestea nu sunt lucruri pe care le puteți face în mod necesar mai bine; sunt lucruri pe care numai dvs. aveți abilitățile, rețeaua sau cunoștințele politice de gestionat, spune Dufu. S-ar putea să fiți singurul care poate susține discursul, dar puteți cere ajutor pentru pregătirea diapozitivelor de prezentare, spune ea. Păstrați orice necesită punctul dvs. de vedere distinct. Nu aș delega niciodată ceva care să solicite autenticitate adevărată, cum ar fi vocea mea în scrisul meu sau controlul asupra meniului meu, spune Vivian Howard, bucătar-șef din Kinston, Carolina de Nord, și autorul cărții de bucate Deep Run Roots . Evitați delegarea de sarcini pe care chiar vă place să le faceți, oricât de banale ar fi. Acestea contribuie la fericirea dvs. generală în muncă, spune Nirdlinger. Poate vă place să vă rezervați propriile zboruri de călătorie de afaceri (și sunteți foarte pretențioși în ceea ce privește escaladele).

Alocați eficient

Descoperă superputerea tuturor. Faceți-vă timp pentru a vă cunoaște mai bine colegii de echipă și abilitățile lor unice. Fiecare asistentă are o trăsătură extraordinară individuală, fie că este jargonul medical demitificator pentru pacienți, fie că este cea mai bună extragere de sânge, spune fosta asistentă psihiatrică Elizabeth Scala, autorul Oprește burnout-ul asistentei . După ce v-ați găsit guru-ul PowerPoint sau pro-call-pro, este mai ușor să încredințați persoana cu acea sarcină de semnare.

Identificați oportunitățile de creștere. Oferă tuturor șansa să strălucească. Delegarea nu este doar despre tine. Este vorba despre împuternicirea oamenilor să crească și să încerce ceva nou, spune Nirdlinger. Dacă nu poți înceta să fii ocupat suficient pentru a delega, îți reții echipa. Întrebați-vă, cine ar putea beneficia cu adevărat de această experiență sau de această provocare? spune Laura Vanderkam, autorul Știu cum o face . Dacă există cineva care ar învăța din expunerea la un nou departament, trimite-o la o întâlnire în locul tău.

Cereți voluntari. Uneori suntem atât de înfundați în ocupația noastră, încât nu ne întoarcem și nu vedem cine este în jur să ajute, spune Nirdlinger. Ea îți recomandă să spui echipei tale că mă simt copleșită. Este ceva ce observi că fac și cu care crezi că ai putea ajuta? Oamenilor le place să fie de ajutor, spune Nirdlinger: îi face să se simtă apreciați. În calitate de coordonator voluntar pentru Habitat for Humanity din Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar solicită feedback și întreabă voluntarii ce sarcină ar dori să îndeplinească. Vrem să ne asigurăm că sunt confortabili în timp ce îi împingem să își extindă nivelul de confort, spune ea.

Delegați în toate direcțiile, inclusiv în sus. Uneori, un coleg este cea mai bună persoană pentru slujba la îndemână; uneori, o sarcină care ar dura câteva ore poate fi realizată de un manager cu un singur apel. Anunțați persoana că expertiza sau implicarea ei va duce la câștigarea unei companii. Fiți atenți la limbajul dvs., spune Lindsey Pollak, autorul cărții Devenind șeful . Folosiți cuvântul sprijin, asistență sau îndrumare în loc de delegat. Pentru un coleg, Dufu sugerează să spună: aș putea folosi cu adevărat sprijinul dvs. pentru a rezolva această problemă. Poți participa la aceste trei întâlniri în locul meu și să îți oferi o perspectivă clară? Pentru un manager, spuneți-vă: luarea în considerare a acestor două lucruri va elimina unele bariere uriașe pentru proiect. Nu vă mișcați sarcinile de pe farfurie; exprimați ce trebuie făcut pentru a atinge această misiune din stadion.

Comunicați sarcina

Expuneți așteptări clare. Claritatea este vitală atunci când delegați orice sarcină. Explicați exact de ce aveți nevoie și sunteți de acord cu rezultatul, spune Stacy Brown-Philpot, CEO TaskRabbit. Fiți specific (înseamnă ASAP până mâine sau până la ora 17:00?) Și nu presupuneți că cineva va îndeplini sarcina așa cum ați face-o în mod natural. Diferite generații folosesc instrumente diferite, spune Pollak. Dacă doriți ca cineva să scrie o notă de mulțumire, mai degrabă decât să trimită un e-mail, spuneți exact asta.

Arată, nu spune. Demonstrați cum arată succesul. Ascultarea unui apel de vânzări și auzirea exactă a ceea ce spui și a modului în care răspunzi este de obicei o pregătire mai bună decât orice scenariu, spune Pollak. Sau oferiți colegului dvs. de lucru cinci exemple despre aspectul excelenței și exemple despre ceea ce nu trebuie făcut. După ce această persoană te-a umbrit de ceva vreme, spune Scala, fii în curând și întreabă-te: Te simți confortabil acum să o faci singur?

Faceți publicitate pentru fiecare sarcină. Să fim sinceri: puțini oameni sunt încântați de ideea de a rezerva o sală de conferințe sau de a organiza o cameră de aprovizionare. Chiar dacă solicitarea dvs. nu este sexy, exprimați-o cu entuziasm. Oamenii sunt înfometați să învețe și dornici să ajute atunci când cererea este poziționată ca o oportunitate, spune Dufu. De exemplu, dacă aveți nevoie de cineva care să ia notițe într-o ședință executivă, spuneți: Această întâlnire este o șansă pentru dvs. de a obține o fereastră în politica acestei companii. Mi-ar plăcea să participați și să luați notițe. Howard adaugă un memento: A fi delegator nu înseamnă a fi dictator. Fii drăguț cu asta.

Evaluează dacă funcționează

Decideți cum veți face check-in. După ce ați transferat calitatea de proprietar, stabiliți cum veți primi actualizări. Configurează ceva care să funcționeze atât cu personalitățile tale, spune Nirdlinger. Creați o cronologie și fiți specifici la ceea ce vă așteptați la fiecare punct de control, spune Brown-Philpot.

Depanarea împreună. Dacă delegarea nu merge bine, fiți în față cu privire la ceea ce nu funcționează. Puneți o serie de întrebări oneste: Ați avut toate informațiile de care aveți nevoie? Ai nevoie de antrenament? Este ceva ce te simți confortabil făcând? Participă la soluție pentru a transforma conversația din defensivă în tactică, spune Nirdlinger.

Rulați cu el. Din când în când, trebuie doar să faceți compromisuri. Uneori nu-mi pot articula viziunea într-un mod ușor de înțeles, spune Howard. Trebuie să fii deschis modului de a face lucrurile altor persoane și să faci modificări pe parcurs. Chiar dacă sarcina nu a fost realizată perfect, dacă ți-a dat timp să te concentrezi pe un alt proiect important sau să pleci suficient de devreme pentru a te lăsa la sală sau pentru a-ți ascunde copiii, este un câștig sigur.