Oferiți feedback rapid, dar nu imediat.
Nu așteptați o analiză anuală pentru a invoca domenii de îmbunătățire. Atrageți atenția asupra problemelor rapid, astfel încât detaliile să fie proaspete în mintea voastră. O zi după un incident este locul dulce; a avea un pic de timp calmează emoțiile prea fierbinți și vă permite să vă pregătiți și să fiți mai atenți cu cuvintele voastre. În acest moment, ambele părți vor avea o reacție mai puternică, mai puțin utilă, spune Jennifer Porter, partener administrativ al Grup de nunți , o firmă de leadership și dezvoltare a echipei. Revizuirile anuale sau trimestriale ar trebui să acopere obiective și să se concentreze pe feedback-ul viitor - de exemplu, ceea ce trebuie să facă cineva mai mult sau mai puțin pentru a-și avansa cariera (Dacă ar fi să deveniți mai competenți în analiza datelor, vă pot vedea săriți la Nivelul următor).
Amintește-ți intenția.
Gândiți-vă de ce doriți să împărtășiți feedback-ul în primul rând. Faceți acest lucru pentru că doriți să ajutați persoana să reușească, spune Porter. La acea vreme, s-ar putea să vă simțiți mai puțin binevoitor decât atât - s-ar putea să credeți că trebuie doar să reduceți obiceiurile proaste sau să reparați munca neglijentă - dar orice fel de feedback vă ajută echipa să învețe și să crească. De asemenea, vrei să le câștigi încrederea. Dacă nu trimiteți feedback-ul, altcineva va face și ar putea să nu facă o treabă la fel de bună pe cât ați avea-o, spune Freyan Billimoria, directorul operațiunilor de la Skillshare , o comunitate de învățare online. În timpul conversației, exprimă-ți intenția. Spune, îți spun asta pentru că îmi pasă de tine și vreau să fii cât mai eficient posibil.
Gândiți-vă la conținut, nu la livrare.
Mulți manageri își fac griji cu privire la modul în care vor înmuia lovitura în loc de ceea ce vor spune, spune Porter. Aceasta este ca și cum ai pregăti să ții un discurs și să te concentrezi pe ceea ce vei purta mai degrabă decât pe conținutul prezentării tale, notează ea. Întrebați-vă, care este mesajul meu principal? Ce sper să elimine această persoană din conversație? Ce vreau să se întâmple în continuare? Scrieți ce veți spune și practicați la duș sau la un coleg de încredere. Introduceți zero comportamentul sau acțiunea, mai degrabă decât să discutați despre sentimente și dați exemple concrete, așa cum am observat că ați întrerupt oamenii de șase ori în acea întâlnire (față că sunteți nepoliticos cu colegii de muncă).
LEGATE DE: Iată cum se poate obține exact un program flexibil la locul de muncă
Începeți cu o întrebare.
Discuția ar trebui să fie un dialog, nu un monolog. Spuneți, mi-ar plăcea să purt o conversație cu dvs. pentru a vă oferi feedback. Este ok? Este firea umană să spună da, dar cerând permisiunea, puteți întări relația, spune Porter. O altă tactică: Rugați-o pe cealaltă persoană să conducă conversația. Spune, mi-ar plăcea să vorbesc despre tine X . Ce crezi că a mers bine? Ce crezi că nu a făcut? Acordați timp angajatului dvs. să răspundă. În multe cazuri, ei știu deja unde nu reușesc, spune Fran Hauser, autorul Mitul fetei drăguțe (16 dolari; amazon.com ). Când încadrați conversația ca o colaborare în loc de o critică, tonul este mai susținător.
Folosiți mai puține cuvinte.
Fii cât mai specific posibil. Fraze vagi sau clișee (Trebuie să lucrați la prezența dvs. executivă) sau feedback-ul acoperit cu zahăr este confuz pentru ascultător, crescând probabilitatea ca aceștia să rateze în întregime punctul dvs. Dacă folosiți 100 de cuvinte pentru a spune că cineva a ratat un termen limită, explicați prea mult, spune Porter. Și odată ce încărcați cuvinte de umplere și balsamuri (știu că sunteți suprasolicitat), feedback-ul începe să se simtă personal și prejudecățile se pot strecura, spune Billimoria. În schimb, ajungeți la subiect și menționați ceea ce ați observat. Spuneți, am observat că am ratat termenul limită pentru ultimele două rapoarte. Ce s-a întâmplat?
Nu udați mesajul.
Obiceiul obișnuit de a pune feedback negativ între două felii de laudă poate fi instinctiv, dar este una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac managerii, spune Billimoria. Ascunderea feedback-ului în interiorul complimentelor aruncate elimină puterea cuvintelor tale. Oamenii o văd venind; apoi vor respinge pozitivul, vor aștepta negativul și nu vor avea încredere în ceea ce ai de spus, spune Porter. Ce poți face pentru a fi amabil, dar direct: exprimă feedback-ul pozitiv, spune Hauser. Spuneți că multe merg bine, dar am feedback constructiv cu privire la unele lucruri care trebuie îmbunătățite sau am câteva sfaturi care vă pot ajuta.
Oferiți context.
De ce îți pasă dacă cineva livrează târziu munca? Sau nu formatați prezentările perfect? Răspunsurile pot fi evidente pentru dvs., dar un angajat trebuie să înțeleagă de ce se află în spatele feedback-ului dvs. Încercați să plasați note specifice în imaginea de ansamblu - de exemplu, atunci când departamentul nostru întârzie să lucreze, afectează și alte echipe sau când situațiile financiare par să nu fie aliniate, le poate oferi oamenilor lipsa de încredere în numerele dvs. Explicând de ce feedback-ul dvs. este important, spune Hauser, poate ușura livrarea și auzirea.
Fii empatic.
Primirea comentariilor critice este dificilă. Nu contează cât de iscusit ești în a oferi feedback. Încă mai înțepă, spune Porter. Nu fiți prea duri, nu ascultați perspectiva celuilalt și rămâneți calm. De asemenea, evitați cuvântul dvs. dacă puteți. Opțiunile de cuvinte subtile pot face conversația să se simtă mai degrabă ca un dialog decât ca un atac, spune Hauser. De exemplu, în loc să spuneți: „Așa cred că ați fi putut face altfel, spuneți:„ Așa cred că s-ar fi putut face diferit.
Faceți-o față în față.
Oferirea de știri dure prin e-mail sau telefon este tentantă, dar întâlnirea personală (sau prin Skype sau FaceTime) este mai eficientă, spune Hauser. Vă permite să citiți reciproc indicațiile nonverbale și intenția emoțională. A fi față în față este singura modalitate de a vă asigura că cealaltă persoană vă poate simți compasiunea, spune Hauser. De asemenea, dacă nu vă puteți vedea angajatul, va fi mai greu să discerneți dacă sunt supărați sau chiar atenți la ceea ce spuneți. Stai drept și menține contactul vizual, oricât de dificil ar fi, spune Hauser.
Aveți un plan de urmărire.
Închideți conversația cu o discuție despre pașii următori. Întrebați cum puteți fi de ajutor și decideți împreună când trebuie să vorbiți din nou (zile, săptămâni sau luni mai târziu, în funcție de problemă). Apoi verificați după o zi sau două pentru a vedea cum se simte cealaltă persoană. Este firesc ca receptorul de feedback să se îndepărteze puțin rănit de conversație, chiar dacă a fost unul productiv, spune Porter. Trebuie să le oferi oamenilor timp să proceseze, spune Billimoria. Cheia relațiilor puternice este înapoi. Când o veți face, veți câștiga încredere, ceea ce va face mai ușor să partajați feedback-ul data viitoare.
Nu uitați să faceți și laude ample.
Faceți din transmiterea feedbackului pozitiv o parte a rutinei - nu pur și simplu să îl strângeți în conversații neplăcute. Ideea nu este pur și simplu să aplaci oamenii sau să le oferi tuturor un trofeu; feedback-ul pozitiv este un instrument de dezvoltare profesională. În primul rând, este constructiv - este util ca oamenii să știe ce fac bine pentru a putea continua să o facă. În al doilea rând, ajută la crearea unei culturi mai deschise și mai tolerante față de feedback, spune Porter. Fii specific și aici. Spuneți, îmi place foarte mult modul în care ați gestionat acea provocare sau apreciez că ați vorbit cu alte departamente pentru a obține participarea lor. Și spune-o des. Pentru fiecare critică, ar trebui să dai cel puțin cinci bucăți de laudă, spune Hauser. Acest lucru îi duce pe oameni într-un loc în care doresc feedback.
