Cu toții ne bazăm pe e-mail pentru corespondență instantanee - și asigurarea că pachetul nostru Amazon este, de fapt, pe drum. Dar este sigur să spunem, pentru toate avantajele sale lăudabile, căsuța de e-mail se poate transforma rapid în dispariția existenței tale, dacă nu este bifată. Și vederea unei căsuțe de e-mail aglomerate este un factor de stres imediat, aproape toată lumea.

Verificarea regulată a e-mailului este o sarcină de zi cu zi care este imposibil de evitat și, indiferent cât de sârguincios ești în a răspunde la toate, gestionarea unei căsuțe de e-mail de montare este mai ușor de spus decât de făcut. Și dacă ești mai puțin sârguincios - ca și în, ești mai predispus să-ți lași e-mailurile se acumulează neadresate - este probabil că lipsa de organizare a căsuței de e-mail (și anxietatea de a avea datorii prin e-mail) afectându-vă productivitatea mai mult decât îți dai seama. Din fericire, există o cale de ieșire din gaura haotică a cutiei primite. Într-un efort de a gestiona mai bine căsuțele noastre primite nereușite, ne-am apucat de profesioniștii pentru productivitate pentru a economisi timp (citiți: salvarea vieții) hacks de gestionare a e-mailului care ne vor aduce mult mai aproape de aparent evaziva Inbox Zero.

LEGATE DE : 6 lucruri pe care toate e-mailurile eficiente le au în comun

Articole corelate

1 Verificați e-mailul pentru doar 15 minute la un moment dat

Potrivit expertului în productivitate și fondator al Inkwell Press , Tonya Dalton, vă puteți maximiza productivitatea verificând pe scurt e-mailurile, Rafale de 15 minute . „Ați fi surprinsă de câte e-mailuri puteți citi și răspunde într-un interval scurt de timp când vă verificați căsuța de e-mail în loturi”, spune ea. „Cheia este să setați un cronometru, astfel încât să știți când au trecut cele 15 minute și când este timpul să treceți la alte lucrări.”

coafuri dragute si rapide pentru scoala

Două Programați blocaje de timp pentru e-mailuri

În același sens, obișnuiți-vă cu programarea blocurilor de timp desemnate (de 15 minute) doar pentru verificarea e-mailului. Citirea e-mailurilor în mod continuu pe măsură ce se încadrează în căsuța de e-mail împiedică în cele din urmă productivitatea. Pentru profesiile în care comunicarea constantă este crucială, stabilirea unui program ar putea să nu fie realistă. Dar dacă te uiți la o slujbă lungă și dură, poți constata că este posibil să desemnezi timpul de citire a e-mailurilor, să zicem, la fiecare 60 sau 90 de minute. Setați alerte în calendar până când vă aflați într-o rutină. Dacă cineva chiar trebuie să te contacteze, îți va trimite din nou un e-mail, trimite un mesaj direct , sau suna. Dacă trimiți e-mailuri pe telefon, marchează-le pe cele pe care trebuie să le urmezi ca necitite, astfel încât să nu uiți să răspunzi mai târziu.

LEGATE DE: Uitați de gestionarea timpului - Atenţie Managementul este calea cea mai bună către productivitate

3 Folosiți în mod intenționat dosarul de schițe

Nu lăsați căsuța dvs. de e-mail să devină o listă de sarcini, lucru prin care vă descurcați de sus în jos ”, spune Charles Duhigg, jurnalist și autorul best-seller-ului Mai inteligent, mai rapid, mai bun . Este cea mai proastă listă de sarcini posibilă, deoarece literalmente toată lumea poate adăuga la ea.

Creați-vă propria listă de sarcini prin e-mail, deschizând doar cele care necesită atenția dvs. Căutați e-mailuri importante care necesită răspunsuri imediate (de exemplu, pentru proiecte prioritare sau de la șeful dvs.). și deschideți numai mesajele respective - sau accesați răspuns. Păstrați fereastra de răspuns deschisă pe computer sau lăsați schița în așteptare în dosarul schițe. Există lista dvs. de sarcini: acest teanc de răspunsuri. Utilizați timpul de e-mail prescris pentru a scrie răspunsuri atentă și convingătoare, mai degrabă decât să încercați să rupeți o cantitate mai mare de lucruri mai puțin relevante. În acest fel, obiectivul dvs. poate fi să realizați un dosar de schițe gol, mai degrabă decât o căsuță de e-mail curată.

4 Primiți e-mailuri în loturi

Dacă nu puteți să nu verificați de fiecare dată când auziți un ping, o modalitate ușoară de a gestiona bariera constantă de e-mail din căsuța de e-mail (și de a atenua distragerea atenției) este utilizarea unui instrument precum BatchedInbox pluginul pentru Gmail vă poate salva de la distragerea constantă. Acesta vă grupează e-mailurile și vi le trimite în valuri, dar numai la ora exactă pe care o alegeți.

5 Dezabonați-vă fără milă

Ștergerea buletinelor de știri și a notificărilor de vânzări irelevante, una câte una, poate da naștere iluziei de productivitate, dar parcurgerea aceleiași poștașe săptămână după săptămână crește doar ineficiența e-mailurilor. „Prin lege, toate buletinele informative trebuie să includă un link de dezabonare”, spune Dalton. 'Faceți timp să faceți clic pe linkul respectiv pentru a trimite cererea dvs. de dezabonare. Este o investiție de 10 secunde care va răsplăti sub forma unei cutii primite mai curate. '

cat dai bacsis unei maseuza

Dalton observă, de asemenea, că înscrierea pentru o aplicație sau un serviciu de dezabonare prin e-mail nu este necesară pentru a scăpa de căsuța de e-mail. „Multe dintre aceste programe ajung să vândă adresa dvs. de e-mail către alte companii pentru a le menține în afaceri”, adaugă ea.

LEGATE DE: Cum să vă curățați telefonul

6 Activați funcția de previzualizare

Utilizați funcția de previzualizare a programului dvs. de e-mail, dacă are una (majoritatea au). Acest lucru vă va permite să aruncați o privire la primele câteva rânduri ale unui mesaj într-o fereastră separată, deci nu va trebui să-l deschideți complet pentru a-l citi și puteți șterge nedorite instantaneu. (Bonus: Acest lucru vă reduce și șansele de a deschide un mesaj cu un virus atașat.)

7 Atingeți e-mailurile o singură dată (și utilizați cele cinci D)

Dalton sugerează să luați măsuri de îndată ce deschideți un mesaj, luând în considerare cele 5 D: Faceți, delegați, ștergeți, amânați și desemnați. „Faceți rapid e-mailurile care necesită mai puțin de două minute de acțiune și delegați-le pe cele care necesită acțiune din partea altcuiva”, spune ea. Dezabonați-vă imediat și ștergeți mesajele care nu necesită nicio acțiune și amânați notificările care necesită mai mult de două minute de acțiune. În cele din urmă, înregistrați e-mailurile care conțin informații pertinente într-un folder separat, astfel încât să le puteți localiza mai ușor în viitor.

cum să curățați o chiuvetă de bucătărie

LEGATE DE: Cele 7 porunci ale etichetei de e-mail pe care ar trebui să le respecte toți

8 Dosarele sunt prietenul tău

Când utilizați căsuța de e-mail ca spațiu de stocare implicit, acesta devine rapid un sertar digital nedorit, ceea ce face dificilă găsirea a ceea ce aveți nevoie, spune Peggy Duncan , expert în productivitate personală în Atlanta. Puteți sorta manual mesajele în dosare, sigur, dar și mai bine, puteți configura filtre automate care direcționează mesajele direct către un folder preferat. De exemplu, notificările de pe Facebook pot merge direct într-un folder Social Media. Toate mesajele de la echipa de marketing vor fi înregistrate direct în fișierul dvs. Inițiative de marketing. (Gmail face acest lucru automat, dar puteți configura un sistem similar cu alte servicii de e-mail, cum ar fi Microsoft Outlook.) Odată ce toate e-mailurile de un singur tip, cum ar fi buletinele informative, sunt grupate în propriul folder, puteți selecta toate și șterge cele nedorite cu un singur clic. Găsiți o setare automată de sortare a e-mailurilor care funcționează pentru dvs. și pentru sarcinile dvs., apoi rămâneți cu ea.

9 Elaborați un răspuns conservat

Dacă primiți mai multe mesaje care conțin cereri similare, Dalton vă sfătuiește să scrieți un răspuns implicit predefinit pe care îl puteți ajusta și personaliza ușor cu fiecare răspuns prin e-mail. „Salvați răspunsul implicit ca una dintre semnăturile dvs. de e-mail, astfel încât să puteți umple cu ușurință corpul e-mailurilor dvs.”, spune ea. Geniu, nu? (Doar nu uitați să modificați pentru destinatar și circumstanță.)

LEGATE DE: Cum să efectuați lucrurile în timp ce lucrați de acasă

10 Creați un cont Alias ​​pentru a sorta e-mailurile

Multe platforme de e-mail (Gmail inclus) vă permit să creați conturi alias care se alimentează într-o singură căsuță de e-mail. „Mi-am configurat conturile alias pentru a fi introduse într-un singur folder”, spune Dalton despre tactica pe care o folosește pentru organizarea facturilor și a altor documente financiare critice. „Nu mă ocup de niciunul dintre aceste e-mailuri până vineri dimineață, când îmi dedic timp să mă așez și să-mi sortez toate finanțele”.

cat ar trebui sa dai bacsis

unsprezece Doar. Nu. Răspuns.

Acolo s-a spus. Acest sfat trece dincolo de tratarea e-mailurilor nedorite evidente - și, evident, nu vă condamnăm fantomele șefului. Vorbim despre mesajul acela de la colegul tău de serviciu cu două birouri jos. Duhigg susține că de multe ori oamenii pun întrebări atunci când pot găsi răspunsurile singuri. Și dacă nu răspund, vor găsi aceste răspunsuri. Cum implementați acest tip de gândire fără să vă simțiți grosolan? Îngrijorându-te mai mult despre tine și despre timpul tău decât timpul celorlalți (ah!). O mantra de practicat: nu există niciun motiv pentru care să răspund oamenilor pur și simplu pentru că îmi trimit un e-mail.

12 Regândiți-vă visul Inbox-Zero

Poate că aceasta nu este perla potrivită a înțelepciunii pentru toată lumea - există ceva intens satisfăcător pentru o mulțime de oameni despre încheierea și începerea fiecărei zile cu o cutie primită curată. Dar, pentru tine, poate că această așteptare este nerealistă și chiar puțin sufocantă. Golirea religioasă a căsuței de e-mail ar putea fi sincer o pierdere de timp (și poate chiar despre altceva), spune Duhigg. Apăsarea șterge, șterge, șterge poate fi satisfăcătoare sau pare a fi productivă, dar de ce să te deranjezi? El pune întrebarea: o faci pentru că te face să te simți bine sau pentru că este de fapt util? Și dacă nu este util, poate că nu aveți nevoie de o căsuță de e-mail curată - și poate ar trebui să nu mai folosiți acest lucru ca barometru al succesului.

LEGATE DE: 8 sfaturi de declutterare digitale pentru a reduce timpul de pe ecran