CUM SĂ SCRIEȚI E-MAILURI EFICIENTE LA LOCUL DE MUNCĂ | FOARTE SIMPLU

Dacă ați primit vreodată un e-mail de la un coleg cu instrucțiuni prea detaliate, solicitări confuze sau cale prea mulți destinatari inutili incluși, știți despre importanța unei comunicări eficiente prin e-mail la locul de muncă. E-mailurile trimise fără organizare sau gândire pot, de fapt, să obstrucționeze fluxul de lucru, să enerveze în general oamenii și să cauzeze o comunicare greșită care poate fi evitată.

Deci, cum creați un e-mail clar și eficient, care să asigure echilibrul corect între detaliu și concis; una care atinge toate subiectele potrivite pentru toate persoanele potrivite implicate? Mai întâi trebuie să știți când trebuie trimis ceva prin e-mail - spre deosebire de un mesaj direct, întâlnire personală , sau apel telefonic . E-mailurile sunt ideale pentru trimiterea listelor mai lungi de instrucțiuni, pentru înregistrarea unui proiect sau pentru partajarea fișierelor. Comunicarea prin e-mail va asigura, de asemenea, o înregistrare scrisă a oricărei conversații importante la care va trebui să faceți referire mai târziu. Iată șase lucruri pe care toți scriitorii de e-mail eficienți le fac înainte să apese pe „trimitere”.

1. Maximizați subiectul

În primul rând, veți dori să adaptați subiectul la mesaj și / sau la răspunsul dvs. Scrii cuiva care ți-a trimis un e-mail săptămâna trecută? Nu trageți un mesaj vechi, fără legătură și apăsați „Răspunde” - destinatarul dvs. a uitat exact ce v-au scris acum o săptămână. Peggy Duncan, un ajutor, îi ajută să îi orienteze și să compună un răspuns cu un subiect nou care să reflecte fie noul subiect, fie răspunsul dvs. la mesajul lor (să zicem, informații de fundal despre cel mai nou client al nostru, Jane Doe sau Direcții către noua noastră casă din Cleveland). expert în productivitate personală în Atlanta. Veți fi mai puțin probabil să confundați destinatarul, iar mesajul dvs. va fi mai ușor de găsit mai târziu.

toate scopurile în loc de făină de pâine

În al doilea rând, fii specific. De exemplu, iată un subiect prost / vag: întâlnirea personalului. Acum, iată unul mai bun: vă rugăm să aduceți acest atașament la ora 14:00. ședință de personal. Când includeți informații, cum ar fi o acțiune necesară sau detaliile despre unde și când, ajutați destinatarul să evalueze instantaneu importanța mesajului dvs., spune Marsha Egan, autorul Inbox Detox și obiceiul excelenței prin e-mail (20 USD; amazon.com ). Îi va ajuta, de asemenea, să-și amintească pentru a finaliza sarcina necesară.

Nu sunteți sigur care ar trebui să fie subiectul? Gândiți-vă la cuvintele cheie pe care le-ați folosi dacă ar trebui să găsiți e-mailul mai târziu, spune Nick Morgan, autorul Mă puteți auzi? Cum să vă conectați cu oamenii într-o lume virtuală (11 dolari; amazon.com ).

2. Furnizați instrucțiuni detaliate

Claritatea indicațiilor scrise poate face sau rupe eficacitatea unui e-mail de lucru. Dacă atribuiți sarcini respective unui grup de persoane, descompuneți-le în funcție de persoană și utilizați puncte glonț pentru a ajuta pe toată lumea să știe exact cu ce aveți nevoie de ajutor din partea fiecăruia, în special.

3. Alegeți Destinatarii cu atenție

Scrieți e-mailul înainte de a adăuga destinatarii, spune Vanessa Van Edwards, autorul Captivați știința succesului cu oamenii (12 dolari; amazon.com ). Acest lucru nu numai că va împiedica temuta trimitere accidentală, dar vă va permite și să adăugați destinatari pe baza conținutului e-mailului. Doriți să evitați acele lanțuri de e-mail cu mai multe persoane? Dacă aveți nevoie de mai mulți oameni pentru a comenta ceva, cum ar fi un document, luați în considerare crearea unui fișier care poate fi partajat (cum ar fi un Google Doc), unde toată lumea poate propune modificări într-un spațiu fără a trimite o mie de e-mailuri.

LEGATE DE: Tot ce ar trebui (și nu ar trebui) să includă într-un e-mail în afara biroului

4. Tăiați limbajul de scurgere

Trimiteți prin e-mail despre un snafu care trebuie remediat? Mai degrabă decât creșterea poetică despre ceea ce este o tragere sau a cui este vina, concentrați-vă asupra acțiune necesară pentru a remedia o problemă. De exemplu, în loc să spunem: „Clientul are o problemă cu prezentarea noastră și va fi dificil de rezolvat,„ încercați ”, mi-ar plăcea să vă ajute să remediați ceva pe care clientul l-a adus la apelul nostru.” Acest lucru va face oferind feedback negativ sau solicitarea unor sarcini neplăcute prin e-mail mai eficientă.

5. Includeți instrucțiuni de răspuns

Chiar și atunci când e-mailul dvs. nu necesită un răspuns (voi fi la o întâlnire la medic pentru următoarele două ore sau puteți transmite raportul dvs. mâine în loc de azi), mulți oameni se simt obligați să-l recunoască cu un OK sau Mulțumesc. Oferă acestor oameni o ieșire ușoară. Dacă nu doriți să auziți, includeți „Nu este necesar niciun răspuns” la sfârșitul mesajului, spune Duncan. Economisește timp la ambele capete și împiedică e-mailurile inutile să se aglomereze în cutii. De asemenea, nu ezitați să scrieți Vă mulțumim anticipat atunci când puneți o întrebare cuiva. Vă va împiedica să vă simțiți tentați să trimiteți o singură linie de mulțumire atunci când persoana va scrie înapoi.

6. Nu fi prea personal

E-mailurile sunt pentru fapte, nu pentru sentimente, spune Egan. Datorită lipsei inflexiunii vocii și a limbajului corpului în corespondența digitală, anumite sentimente - cum vă simțiți despre un coleg de serviciu, ce ați crezut despre petrecerea vecinului - pot fi ușor interpretate greșit. Dacă doriți să prezentați o problemă sensibilă (sau mai puțin pozitivă), dați-le un apel.