Există un motiv pentru care gestionarea timpului a devenit o abordare inaccesibilă și insuficientă a productivității pentru mulți oameni. Poate că considerați abilitățile slabe de gestionare a timpului cel mai grav defect al vostru, ceva care vă reține acasă și la locul de muncă. Dar de ce ar trebui să se aștepte cineva să poată „gestiona” timpul? Timpul este o construcție nedeterminată, autonomă și, prin urmare, inerent imposibil de gestionat.
De câte ori ți-ai spus că mergi fă chestia asta la ora 14 Începeți să faceți acest lucru la 2, dar un e-mail mai presant vine prin ... lucru ! - și trebuie să răspundeți. Sunteți apoi fascinat de dvs. căsuța de e-mail plină cu alte e-mailuri ; ar putea la fel de bine să răspundă la acestea în timp ce fereastra se deschide. Un e-mail trimite la un articol care îți amintește de un alt articol pe care ți l-a trimis prietenul tău zilele trecute pe care ai uitat să îl citești. Începi să citești și îți dai seama că e deja 2:28 și ai acordat doar o oră pentru a face acest lucru. (Indicați anxietatea și certarea de sine.)
Nu puteți să întoarceți ceasul la 14:00 sau să întrerupeți timpul în timp ce compensați cele pierdute 28 de minute de lucru. Ce tu poate sa în schimb, este reformularea modului în care credeți că ar trebui realizată productivitatea. În loc să încercați (și să nu reușiți) să țineți pasul cu timpul, stăpâniți-vă Atenţie — Capacitatea de a alege când și pe ce vă concentrați (sau nu vă concentrați).
cât de des ar trebui să-mi periez părul
De ce gestionarea timpului nu o mai reduce
„Atâta timp cât ne propunem calea către productivitate în termeni de gestionare a timpului, vom fi întotdeauna în spatele celor opt mingi”, spune Maura Thomas , expert în productivitate și autor al Managementul atenției .
Potrivit lui Thomas, există două motive principale pentru care managementul timpului, ca concept, nu se potrivește multor oameni. „Unul, atunci când spunem gestionarea timpului, ne dă iluzia că avem de fapt controlul asupra timpului, când de fapt nu avem niciunul - mersul timpului indiferent de ceea ce faceți”, explică ea.
În al doilea rând, când majoritatea oamenilor se gândesc să-și gestioneze timpul, primul lor instinct este să facă o întâlnire cu ei înșiși (la 9 dimineața, voi termina analiza mea trimestrială; la 10:30, voi începe să răspund la e-mailuri). Problema, așa cum subliniază Thomas, este că este ușor - cel mai ușor - să-ți faci o întâlnire cu tine. Cine te va opri?
Timpul este încă necesar și important, dar nu ar trebui să fie singurul lucru pe care îl legați de sentimentul personal de productivitate. Thomas recomandă utilizarea calendarului dvs. numai pentru lucruri care au o „relație puternică cu timpul”. Acestea sunt întâlnirile dvs. cu alte persoane, evenimente, termene limită pentru proiectele scadente.
Alte sarcini care nu au din punct de vedere tehnic un termen limită, pentru care nu sunteți cu adevărat responsabil față de altcineva, au o relație mai slabă cu timpul. Pentru aceste cazuri, cu siguranță, ați putea să planificați să lucrați la ceva la ora 15:00, dar „dacă nu vă controlați și atenția în acel bloc de timp, nu contează”, spune Thomas. „Ori de câte ori acest bloc de timp se termină, sarcina nu va fi realizată dacă nu îți gestionezi și atenția.”
„Dacă gestionarea timpului înseamnă să faceți programări cu dvs. în calendarul dvs., ne eșuăm la el și întotdeauna am eșuat la el”, spune ea. „Dar motivul pentru care nu reușim acum este că avem atâtea distrageri”.
LEGATE DE: Sfaturile de lucru de la domiciliu Foarte simplu Editorii jură
Ce înseamnă să-ți gestionezi atenția?
Prin cercetarea, scrierea și experiența de predare a productivității, Thomas a ajuns să definească managementul atenției ca „o colecție de comportamente care vă oferă posibilitatea de a recunoaște unde se află capul dvs. și [capacitatea] de a trece la starea creierului care este mai relevant în acest moment. '
Managementul atenției nu este complet divorțat de conceptul de gestionare a timpului sau a timpului, deoarece acestea sunt toate legate între ele. (După cum recunoaște Thomas, „vorbim în anumite privințe despre semantică, dar cuvintele pe care le folosim sunt puternice.”)
Dar, ca concept, scopul său este să vă schimbați înțelegerea și strategia pentru, Cum te motivezi : În loc să vă concentrați asupra încercării de a controla timpul, ceva pe care nimeni nu îl poate controla, vă puteți concentra pe practicarea controlului atenției - ceva care este foarte posibil (deși cu practică și voință). Pur și simplu, Thomas este hotărât să le reamintească oamenilor că nu sunt neajutorați și să îi împuternicească să recâștige controlul asupra zilelor pline.
cel mai bun mod de a toca ceapa
Familiarizați-vă cu propria capacitate de gestionare a atenției
Pentru a înțelege gestionarea atenției ca o metodă de productivitate, trebuie mai întâi să înțelegem cum funcționează atenția în sine, atât pe plan general, cât și personal. Să ne întoarcem la acele „stări ale creierului” menționate de Thomas, sau la „patru cadrane” de atenție pe care le ocupăm și ne deplasăm în orice moment dat al zilei.
Ea spune: „dacă clasificăm în mod vag diferitele stări ale creierului în care ne-am putea afla - desigur că există un număr infinit - dar doar în gălețile generale, acestea sunt: 1) Reactive și distrase, 2) Concentrate și conștiente, 3) Visând cu ochii deschiși sau Rătăcirea minții și 4) Fluxul.
1. Reactiv și distras
Acesta este spațiul principal în care stau cei mai mulți oameni pe tot parcursul zilei, indiferent dacă sunteți un părinte care stă acasă sau un consultant corporativ. În această stare, ați putea fi încercând să vă concentrați, dar vă lipsește totuși controlul asupra mediului înconjurător și rămâneți la mila distragerilor: notificări prin e-mail, ping-uri slabe, sunetul telefonului, dorind să citiți un articol mișto, cineva care trece pe lângă birou să vă pună o întrebare rapidă, senzația de foame pentru o gustare sau un copil care întrerupe o sarcină în timp ce lucrați acasă .
„Trecem de la un lucru la altul ... și suntem doar multitasking - sau, mai exact, schimbarea sarcinilor - pe parcursul zilei noastre”, spune Thomas. S-ar putea să începeți un proiect care intenționează să-l vadă, dar o multitudine de distrageri externe și interne ispitele de a amâna vă menține în starea reactivă și distrasă, care, în mod surprinzător, nu este cadranul ideal de gestionare a atenției în care să vă aflați pentru o productivitate optimă.
2. Concentrat și atent
„Această a doua găleată este într-un fel opusul polar”, spune Thomas. stare concentrată și conștientă este una în care vă concentrați activ. Faceți eforturi pentru a vă concentra toată atenția asupra unei sarcini (scrierea și trimiterea unui raport de e-mail lung) sau poate dedicați o anumită cantitate de timp și concentrare unui set de sarcini (luându-vă timp pentru a trimite mai multe e-mailuri pe care le-ați pus oprit).
Oricum ar fi, spune Thomas, în acest cadran „luați măsuri pentru a vă asigura că nu sunteți deranjați, vă împingeți în mod activ alte gânduri care se strecoară și vă mențineți atenția pentru o perioadă mai lungă de timp într-un mod mai cognitiv sarcină solicitantă. '
Acesta este cel mai evident spațiu în care trebuie să vă atingeți pentru a fi sinele dvs. cel mai productiv și eficient. Thomas referințe Cal Newport , autor și profesor asociat de informatică la Universitatea Georgetown, care a popularizat termenul „Muncă adâncă” pentru a descrie tipul de muncă care se întâmplă în această stare.
LEGATE DE: 3 tehnici ușoare de atenție pe care le poți strecura într-o zi de lucru aglomerată
3. Dreamdreaming sau Mind Wandering
„Aici nu ne îndreptăm atenția în mod activ nicăieri, în special, dar rezistăm activ distragerilor”, explică Thomas. - Îți lași mintea să hoinărească și cu dreptate fi și spuneți intenționat „nu” să scoateți telefonul pentru a trimite un text, să porniți televizorul sau chiar să introduceți un podcast. Thomas se referă la aceste momente de liniște sau momente „între”, în care așteptați autobuzul, la coadă pentru a comanda la o cafenea sau mergeți pe parcare pentru a vă lua mașina.
Poate părea inofensiv, chiar inteligent - productiv! - să umpleți aceste momente intermediare cu activitate sau distragere a atenției (de ce să nu eliminați câteva e-mailuri în timp ce călătoriți în lift?) Și adesea poate fi. Dar este important să găsești echilibru, deoarece se întâmplă în aceste mici buzunare ale minții rătăcind că se întâmplă toate lucrurile bune.
„Această stare de visare este când avem o perspectivă, când primim idei și când creativitatea noastră apare cu adevărat”, spune ea. „Nu poți comanda să ai o perspectivă, o idee nouă sau să rezolvi o problemă. Este doar în acele momente de liniște în care aceste lucruri se pot întâmpla. Am ajuns la realizarea cumva că, dacă nu facem, facem, facem, atunci nu suntem productivi. Dar, într-adevăr, exact opusul este adevărat.
4. Flux
Și, în cele din urmă, există fluxul, starea psihologică profund concentrată în care creierul tău funcționează diferit decât în oricare dintre celelalte trei cadrane. Acest concept psihologic a fost recunoscut și numit pentru prima dată de psihologul maghiar Mihály Csíkszentmihályi și implică o pierdere fără efort a sinelui în sarcina sa. „Ce înseamnă când ești în flux este că partea creierului tău care te recunoaște în timp și spațiu (mi-e foame, mi-e frig, asta este plictisitor, mă întreb dacă cineva a plăcut postarea mea pe Instagram) dispare ', Spune Thomas. „Ești pe deplin scufundat în sarcina pe care o ai la îndemână; este o absorbție totală în ceea ce faceți. '
Cu alte cuvinte, fără să-ți dai seama, te afli în zonă. Locul mental perfect pentru productivitate, nu? Dar există o singură captură: „Nu te poți comanda în flux”, spune Thomas, adăugând totuși că „[când] rămâi în spațiul capului concentrat și atent pentru o perioadă lungă de timp, s-ar putea să ai noroc suficient pentru a se răsturna.
„Acestea sunt cele patru stări ale creierului în care ne putem îndrepta activitatea creierului, iar gestionarea atenției este în cele din urmă abilitatea de a recunoaște în care te afli și apoi să treci în mod conștient la cea care te va servi cel mai bine în acest moment”, spune ea.
Cum să vă gestionați atenția
Dacă primul pas către stăpânirea managementului atenției este cultivarea conștientizării locului în care se află mintea ta la un moment dat, al doilea este recunoașterea stării creierului care este ideală pentru sarcina la îndemână - și apoi mutarea intenționată în starea creierului respectiv pentru a o obține Terminat.
Este corect să spunem că „concentrat și atent” - nu starea „reactivă și distrasă” mai răspândită - este un loc mental ideal pentru a locui într-o zi plină. Dar cum ajungi acolo primul lucru dimineața când ești somnoros și cețos? Sau în jurul prânzului, când grămada de sarcini de pe farfurie este oficial copleșitoare? Sau în jurul orei 15:00 când ți-e foame, ești obosit și colegii tăi (sau familia) sunt perturbatori? Preia controlul.
cum se folosește un filtru brita
„Oamenii îmi spun că trebuie să-și facă treaba, dar [nu pot pentru că] oamenii îi întrerup în continuare. Oamenii sunt mereu o să te întrerup ”, explică Thomas. „Singurul mod în care poți să nu mai fii întrerupt este să spui oamenilor să nu te mai întrerupă pentru o perioadă de timp.”
După cum spune Thomas: Atenția este antidotul pentru distragerea atenției. În loc să lăsați distracțiile să vă controleze, recunoașteți-vă propria agenție asupra lor. „Cele două tehnici cele mai critice pentru a [controla] atenția sunt controlul mediului și al tehnologiei”, spune ea. Iată cum se face.
Controlează-ți mediul
O modalitate de a face acest lucru este de a crea semnale care comunică altora pe care încercați să vă concentrați. Ar putea fi un semn literal „nu deranja”; s-ar putea pune și căști; dacă aveți un birou sau o zonă de lucru separată, acesta ar putea închide ușa; sau ar putea fi toate cele de mai sus, dacă aveți nevoie. „Oricare ar fi semnalul, fiți explicit în legătură cu acesta - nu vă așteptați ca doar pentru că aveți căști în oameni să știe că înseamnă că nu deranjați. Trebuie să le spui ”, insistă Thomas. „Când semnalul meu de deranjare este activ, înseamnă că nu mă deranjează decât dacă este cu adevărat o urgență. Acesta este un exemplu de control al mediului. '
Nu este realist să te aștepți să ai un semnal „Nu mă deranjează” pentru întreaga zi, dar Thomas recomandă să te oprești pentru a te concentra profund, să zicem, 20 de minute în fiecare oră sau pentru aproximativ 90 de minute de două ori pe zi zi. „Frecvența și durata depind de dvs. și depinde de natura locului dvs. de muncă sau de cât de mult au nevoie de voi oamenii din jur”, spune ea.
Controlează-ți tehnologia
Odată ce ați creat un mediu liber de distragere a atenției, este timpul să eliminați distragerea finală: dispozitivul dvs. Fiecare banner de notificare, număr, punct, ping, DM, este conceput pentru a vă atrage atenția. Și ei fac o treabă bună, dar tu ai mai mult control decât crezi.
„Al doilea pas pentru a vă controla mediul și atenția este să vă închideți din e-mail sau să intrați în modul offline sau să nu deranjați”, recomandă Thomas. Da, chiar dacă sarcina la care lucrați este e-mailul.
„Dacă am 50 de [e-mailuri] trebuie să răspund, singurul mod în care voi face acest lucru este dacă opresc primirea de mesaje noi”, spune ea. „În caz contrar, nu voi ajunge la cele 50 existente, pentru că voi răspunde la primul și apoi va exista unul nou (și unul nou și unul nou).” Îndreptați-vă atenția numai către e-mailurile noi după ați răspuns la mesajele existente la care v-ați propus să răspundeți.
ce faci de Halloween
Apoi ascundeți-vă telefonul - și „orice altceva din jurul vostru care zumzăie, cântă sau vibrează sau vă atrage altfel atenția”, spune Thomas. Puneți-l pe Nu deranjați, tăcut și cu fața în jos - sau chiar mai bine, în afara vederii undeva. „Studiile arată că doar prezența telefonului nostru ne distrage atenția, chiar dacă este oprit și cu fața în jos.” (Nu intrați în panică, puteți verifica telefonul și e-mailul, chat-urile Google și Twitter și orice altceva când perioada de focalizare desemnată este expirată.)
Dacă ești cineva căruia îi place zgomot de fundal , fii atent la ce alegi să asculți. S-ar putea să vă gândiți la un podcast, Biroul reluările sau muzica rap vă ajută să vă concentrați, dar s-ar putea să faceți contrariul.
„Toată lumea este diferită, dar studiile arată că, în general, acest lucru este foarte distractiv. Cel mai distractiv lucru pentru oameni este sunetul vocilor altor persoane, spune Thomas. „Dacă vreți cu adevărat zgomot, faceți-l zgomot: muzică clasică, sunete de val oceanic, ciripit de greieri sau crăpături de foc”.
LEGATE DE: Zgomot alb, zgomot roz sau zgomot maro - Ce culoare este pentru tine?
Defalcați sarcinile și desemnați punctele de oprire
Când decideți că este timpul să efectuați o sarcină și ați eliminat potențialele întreruperi, efectuați acea sarcină, fie până când este terminată, fie până când ajungeți la punctul de oprire pe care l-ați stabilit înainte de a începe. Aici timpul și atenția merg mână în mână.
Dacă este o sarcină importantă, împărțiți-o în bucăți realizabile, a căror finalizare devine punctele dvs. de oprire desemnate. Completați pe fiecare cu toată atenția dumneavoastră până când vor fi terminate. Sau setați un cronometru și decideți că vă veți îndrepta toată atenția către finalizarea a ceea ce puteți în acel interval de timp.
Începeți să reformați vechile obiceiuri
Acest pas se referă la practicarea obiceiurilor de mai sus pentru a vă concentra atenția ca o natură secundară.
„Oamenii mă întreabă mult și suntem dependenți de dispozitivele noastre? & Apos; Nu sunt psiholog, dar ceea ce pot să vă spun este că tehnologia noastră se formează obișnuit în mod intenționat ', spune Thomas. „Toate aplicațiile de pe telefoanele noastre ... sunt concepute pentru a ne fura atenția.”
Trecerea de la sarcină la sarcină sau cedarea față de tentația de a șterge o notificare, de a verifica un text, de a porni televizorul pentru zgomot de fundal - toate au devenit parte a structurii vieții noastre de zi cu zi. Suntem, în esență, instruiți pentru a ne distrage atenția la fiecare pas. „Ne-am obișnuit să ne distragem atenția”, crede Thomas.
Atenuând diversarea atenției, „te obișnuiești mai mult cu perioade de timp extinse fără [ele] și începi să-ți dezvolți capacitatea de a rămâne concentrat mai mult timp”, spune ea. „Așa cum distragerea atenției vă distrează atenția, controlul acestor distrageri vă creează atenția. [În cele din urmă], în loc să comutați la fiecare câteva minute, aveți mai multă capacitate de a alege când comutați. '
„Eșecul nostru de a realiza lucrurile cele mai importante pentru noi - așa cum definesc eu productivitatea - nu se datorează faptului că nu avem suficient timp în timpul zilei', conchide Thomas. „Ne comportăm ca și cum am fi complet neputincioși față de toate lucrurile din jurul nostru, când, de fapt, nu suntem. Pentru mine, acesta este cel mai important mesaj și cel mai pasionat de mine ... Vreau cu adevărat ca oamenii să înțeleagă că aveți control asupra atenției voastre. Ei bine, poate că nu chiar acum, dar poți. '
LEGATE DE: Doriți să încetați să vă înclinați? Iată 7 trucuri diferite de încercat acum (nu mai târziu)
