Pasul 1: Aruncați chitanțele verificate și fișele ATM

Aproape toate documentele dvs. financiare pot fi împărțite în trei categorii: înregistrări pe care trebuie să le păstrați numai pentru anul calendaristic sau mai puțin, documente pe care trebuie să le economisiți timp de șapte ani (fereastra tipică în care poate fi auditată declarația dvs. fiscală), și hârtii pe care ar trebui să le atârnați la nesfârșit.

De exemplu, chiar trebuie să salvați toate chitanțele de retragere a bancomatului? Nu. Odată ce ați verificat informațiile așa cum apar în contul dvs. online sau în extrasul de cont lunar, puteți arunca fișa bancară. Același lucru este valabil și pentru fișele de depozit și chitanțele cardului de credit. Nu păstrați chitanțele de vânzare pentru achiziții minore după ce ați utilizat în mod satisfăcător articolul de câteva ori sau a expirat garanția. Păstrați chitanțe pentru achiziții majore (orice articol al cărui cost de înlocuire depășește deductibilă pentru proprietarii dvs. de locuințe sau pentru chiriași de asigurări).

La scurt timp după sfârșitul anului calendaristic, veți putea, probabil, să aruncați (sau mai sigur, să tăiați) o mulțime de hârtie suplimentară, inclusiv butoanele de salariu, cardurile de credit lunare și extrasele de credit ipotecar, facturile de utilități (dacă nu sunt necesare pentru deduceri de afaceri) și rapoarte lunare sau trimestriale de la societăți de brokeraj și fonduri mutuale pentru anul precedent.

„În mod obișnuit, activitatea întregului an este listată în detaliu în declarația dvs. finală de sfârșit de an, ceea ce face ca toate celelalte declarații să fie redundante”, spune Ed Slott, CPA în Rockville Center, New York. Stubul final de plată și formularul W-2, de exemplu, documentează toate câștigurile pe anul dacă lucrați pentru altcineva; dacă sunteți lucrător independent, formularele dvs. 1099 fac același lucru pentru dvs. În mod similar, majoritatea companiilor de investiții și a unor emitenți de carduri de credit trimit extrase complete în ianuarie. „Păstrați actualizările lunare până când le reconciliați cu rezumatele de la sfârșitul anului”, spune Slott.

Pasul 2: Așteptați declarațiile finale până la șapte ani

Cu toate acestea, va trebui să păstrați acele extrase de card de credit finale, împreună cu W-2 și 1099, timp de cel puțin trei ani și, de preferință, timp de șapte. Serviciul de venituri interne are până la trei ani de la data depunerii declarației dvs. fiscale pentru a examina erorile și până la șase ani pentru a efectua un audit dacă există motive pentru a suspecta că ați raportat sub 25% sau mai mult venitul brut. (Nu există nicio prescripție pentru oricine a comis în mod deliberat fraude.) Într-adevăr, va trebui să păstrați toate documentele care vă susțin returnarea până la închiderea acelei ferestre de audit. Printre documentele suplimentare pe care ar trebui să le păstrați: cecuri și chitanțe anulate pentru toate cheltuielile deductibile ale afacerii (cum ar fi cele pentru divertisment, echipament de birou la domiciliu și cotizații profesionale), contribuții la pensii, donații caritabile, facturi pentru îngrijirea copiilor, în afara -cheltuieli medicale de buzunar, pensie alimentară și plăți cu dobânzi ipotecare și impozite pe proprietate.

Dacă nu ați depus cu bună știință o declarație falsă, puteți arunca aceste documente justificative după trei până la șapte ani, în funcție de cât de simplă este situația dvs. fiscală.

Dar nu aruncați declarațiile fiscale efective sau rezumatele de la sfârșitul anului ale conturilor dvs. de investiții, chiar și după ce șansele unui audit au dispărut. Aceste documente nu ocupă mult spațiu și pot fi foarte utile pentru planificarea financiară viitoare.

În scopuri de asigurare, veți dori, de asemenea, să păstrați chitanțe pentru achiziții majore și chitanțe care să arate cât ați plătit pentru îmbunătățiri la domiciliu pe termen nelimitat, atât pentru a satisface potențialii cumpărători, cât și pentru a reduce posibilele impozite pe câștiguri de capital atunci când vă vindeți casa. Este extrem de important să păstrați fișele de confirmare care indică denumirile beneficiarului și prețul de achiziție al acțiunilor, fondurilor mutuale și orice alte investiții pe care le dețineți; atârnați pe aceste înregistrări la nesfârșit, deoarece într-o zi, spune Slott, „dvs. sau moștenitorii dvs. va trebui să știți exact cât ați plătit pentru a determina profitul investiției dvs. în scopuri fiscale”.

Pasul 3: Acordați lucrărilor dvs. o casă

Dacă aveți o cameră liberă sau un colț pe care îl puteți desemna ca locul în care vă ocupați de hârtie, minunat; dacă nu, un sertar, dulap sau dulap în care puteți stoca facturile și înregistrările curente, situat lângă o masă pe care puteți scrie cecuri, va funcționa. În ceea ce privește consumabilele, veți găsi foldere sau plicuri Manila care vă vor fi la îndemână pentru depunerea hârtiei, la fel ca un dulap sau o cutie de carton pentru a păstra înregistrările.

Păstrați-vă testamentul, certificatele de naștere și căsătorie, polițele de asigurare, actele de proprietate și alte evidențe permanente într-un loc sigur, dar accesibil, lângă celelalte documente financiare ale dvs., astfel încât dvs. și moștenitorii dvs. să puteți ajunge întotdeauna rapid la ele, dacă au nevoie .

Pasul 4: Fii sistematic

Aveți un plan pentru prelucrarea tuturor hârtiei. Alegeți un loc unde veți pune facturile - să zicem, un plic cu manila, un sertar sau o cutie sau un sortator din plastic - și aruncați în fiecare plic pe măsură ce ajunge în poștă. Apoi, când vă așezați să vă plătiți facturile, veți avea toate documentele de care aveți nevoie într-un singur loc.

Iată cheia: Odată ce ați plătit factura sau ați verificat extrasul de cont, înregistrați-l imediat. „Scopul tău ar trebui să fie să atingi o bucată de hârtie cât mai puține ori posibil, mai degrabă decât să o amesteci din grămadă în grămadă”, spune Paula Boyer Kennedy, un planificator financiar din biroul Ernst & Young din Minneapolis. „Dacă lipiți factura înapoi în sertar după ce o plătiți, aceasta va găsi prieteni și ei se vor împerechea și vor produce urmași. Curând, veți avea o adevărată așternutură. '

Din nou, nu aveți nevoie decât de un sistem de înregistrare foarte rudimentar. Cea mai simplă metodă este de a arunca tot ceea ce are legătură cu impozitele într-un singur recipient de îndată ce ați terminat cu el - un sertar, un dulap de fișiere, un fișier de acordeon de hârtie sau chiar o cutie de pantofi va face. În acest fel, când sunteți gata să completați declarația fiscală, veți avea la îndemână toate documentele de care aveți nevoie. Alternativ, puteți configura un sistem puțin mai organizat la început, cu dosare de fișiere separate pentru categoriile majore din viața dumneavoastră. S-ar putea, de exemplu, să vă etichetați folderele după tipul de cont (extrase de card de credit, extrase de brokeraj, facturi de utilități etc.) sau după categoria fiscală (cheltuieli deductibile de afaceri, contribuții caritabile etc.) sau după obiectivul financiar ( locuințe, pensii, fonduri universitare etc.). Acest lucru poate dura mai mult timp inițial, dar, pe termen lung, va economisi timp.

Pasul 5: abordați restanțele

Odată ce ați instalat un sistem, trebuie totuși să vă ocupați de toate grămezile pe care le-ați acumulat deja. În loc să lansați o reorganizare masivă, începeți prin sortarea dintr-un mic teanc la un moment dat. Puteți aloca o jumătate de oră pe zi pentru a cerceta hârtiile vechi, poate în timp ce urmăriți știrile sau ascultați muzică.

Veți fi uimiți de diferența pe care o face o mică organizație. „Oamenii nu își dau seama cât de mult plătesc ca urmare a faptului că documentele lor financiare sunt în dezordine - o taxă întârziată pe cardul de credit aici, o deducere fiscală pierdută acolo”, spune Stephanie Denton, un organizator profesionist din Cincinnati. Chiar și mai mare poate fi beneficiile mentale și financiare pe termen lung. Odată ce te-ai organizat, „îți poți concentra energia mentală pe lucrurile cu adevărat importante, cum ar fi investițiile și obiectivele tale financiare”, spune Terry Savage, autorul Adevărul sălbatic asupra banilor ( amazon.com ). „Punerea în ordine a documentelor dvs. financiare plătește mari dividende în liniște.”