Mulți dintre noi ne ocupăm de el: stive de poștă în zone aleatorii din toată casa, de la blat de bucatarie la birou la domiciliu . De fapt, Ellen Delap, președinte al Asociația Națională a Productivității și Organizării Profesioniștilor , spune că, chiar și în epoca plăților automate și a facturării electronice, dezordinea poștală este unul dintre cele mai frecvente motive pentru care clienții o sună. Dacă este o problemă pentru dvs., este posibil să faceți una dintre aceste greșeli obișnuite, dar total remediabile, adaugă ea. Continuați să citiți pentru a afla cum să abordați definitiv acel turn al poștei. Uitați de căsuța de e-mail zero, ne referim la realizarea cutiei poștale zero.

Articole corelate

1 Aștepți să arunci poșta nedorită.

De îndată ce intrați în casa dvs., pachet de poștă în mână, răsfoiți rapid și eliminați toate gunoiul evident. Dacă nu faceți acest lucru, grămada dvs. de e-mail pare mai copleșitoare, spune Joni Weiss, organizator profesionist certificat și coproprietar al Practic perfect . Faceți-o mai ușoară pentru dvs., setând un coș de gunoi lângă locul unde păstrați poșta, astfel încât să puteți arunca fluturași, circulare și cataloage nedorite fără să vă gândiți din nou.

Două Nu aveți un loc desemnat pentru poștă.

Una dintre cele mai simple modalități de a controla aglomerația e-mailului este să desemnați o zonă specifică pentru aceasta, în loc să aveți niște e-mailuri împrăștiate pe tejgheaua de bucătărie și restul îngrămădite în bârlog. Fiecare gospodărie ar trebui să aibă un loc de aterizare pentru poștă, spune Kitt Fife, organizator profesionist certificat și coproprietar al Practic perfect . Pentru mulți oameni aceasta ajunge să fie o masă de intrare sau un blat de bucătărie, dar orice zonă cu trafic intens este un joc echitabil. Dulap ar trebui să arate atractiv și să se potrivească vizual cu spațiul pe care îl utilizați.

3 Îți arunci toate e-mailurile într-un coș uriaș.

Chiar dacă e-mailul dvs. este ascuns într-un coș elegant, va scăpa de sub control fără un sistem. Delap recomandă să luați câteva minute în fiecare zi pentru a sorta e-mailurile în categorii care sunt conținute în organizatori mai mici, cum ar fi un sorter pentru desktop, suporturi pentru reviste sau foldere suspendate. Ea spune că este copleșitor să te uiți la o cutie întreagă sau la un coș în loc de valoarea unui fișier de revistă. E-mailul se acumulează mai repede într-un mod bun - deveniți responsabil pentru tratarea acestuia mai des. Ea sugerează păstrarea oricărui lucru care necesită acțiune la adresa dvs. de e-mail (gândiți-vă: o invitație care necesită un RSVP, facturi care sunt scadente sau cupoane cu o dată de expirare viitoare). Documentele care nu necesită acțiune pot fi plasate într-o categorie separată - sau categorii - pentru a fi procesate la o dată ulterioară, indiferent dacă este vorba de arhivare, scanare sau mărunțire.

4 Zona dvs. de e-mail este în afara drumului.

La etaj birou la domiciliu ar putea fi un refugiu uimitor atunci când vrei să lucrezi în liniște, dar dacă nu te plimbi în fiecare zi în drumul tău din căsuța poștală, nu este cel mai bun loc pentru poștă. Dacă trebuie să faceți un pas suplimentar, nu veți continua ', spune Fife. „Trebuie să facă parte din rutina pe care ați stabilit-o deja. Gândește-te unde îți lasi cheile sau ochelarii de soare. Acolo doriți ca sistemul dvs. să fie configurat. Faceți-o cât mai ușor posibil pentru dvs. De asemenea, ea sugerează luarea în considerare a unui sistem portabil, cum ar fi [tempo-ecommerce src = 'https: //www.amazon.com/Kate-Laurel-Decorative-Polished-Handles/dp/B01N134IJW/ref=sr_1_1_sspa? Ie = UTF8 & qid = 1533909144 & sr = 8-1-spons & keywords = tray & psc = 1 'rel =' sponsored '> coș rulant, puteți să vă deplasați cu ușurință de la locul dvs. de poștă desemnat oriunde plătiți facturi sau depuneți documente.

5 Nu profitați la maximum de opțiunile de stocare pe verticală.

Locuitorii spațiului mic, bucurați-vă: blaturile și blaturile nu sunt singurele locuri pentru adresa dvs. de e-mail, puteți închide și spații de depozitare. O zonă deschisă pe perete poate fi la fel de utilă, mai ales dacă lucrați cu o suprafață limitată. Muntele drăguț clipboard-uri sau a organizator de scrisori suspendate , sugerează Delap.

6 Nu ați stabilit o rutină de e-mail.

Poșta nu trebuie să rămână în locul pe care l-ați desemnat permanent - trebuie fie să îl reciclați, fie să îl înregistrați, astfel încât organizatorul la alegere să nu devină imposibil de gestionat. Delap vă sugerează să aveți un timp în care să treceți în mod regulat prin toate mesajele, probabil la sfârșitul fiecărei săptămâni. Asigurați-vă că lucrați la asta atunci când sunteți cu energie mare, deoarece există o mulțime de decizii de luat, adaugă ea. Pentru majoritatea oamenilor, abordarea dezordinii de hârtie este cea mai mică parte a săptămânii lor, așa că puneți muzică sau luați o cafea în timp ce lucrați.

7 Păstrați toate e-mailurile cu informații personale.

Există anumite bucăți de e-mail pe care nu trebuie neapărat să le păstrați, dar nu puteți arunca doar la coșul de gunoi, cum ar fi formulare cu numere de cont sau informații medicale sensibile. În loc să lăsați acest e-mail să plutească în limb de hârtie pe termen nelimitat, elaborați un plan pentru a face față acestuia. Investiția într-o tocătoare de hârtie este o opțiune. Copiii mei mă ajută să mă distrug ”, spune Weiss. „Au pus câte o hârtie pe rând și le țin ocupați.

Dacă abordarea bricolajului nu este chestia ta, ia în considerare utilizarea unui serviciu care să spargă pentru tine. Nu am răbdare să distrug documente individuale ', spune Fife. „Am un spațiu în biroul meu unde colectez tot ceea ce are informații personale. Voi face o singură dată cu un sharpie, apoi îl voi pune într-o pungă mare și o voi lua la fiecare două luni la un serviciu de mărunțire. O altă soluție: utilizați un ștampila de protecție împotriva furtului de identitate pentru a șterge informațiile personale, astfel încât să puteți dispune imediat de e-mail.